Wer kennt es nicht? Das Bedürfnis zu reden ist unglaublich groß – die Möglichkeit sehr eingeschränkt, weil seit 5 Minuten eine höchst eindrucksvolle, aber leider sehr kratzige Version von Mozarts Kleiner Nachtmusik aus dem Telefonhörer schallt. Das ist nicht nur unschön für den Gehörgang, sondern provoziert auch ein erhebliches Stimmungstief. Psychisch gesehen, ist unser heutiges Thema also äußerst wichtig. Es behandelt unsere Stimmung, unsere Kauflust und die Kundenbindung. Wenn Sie jemanden erreichen wollen, nehmen Sie Wartezeit in Kauf. Entscheidend ist allerdings, ob die Wartezeit erträglich gemacht wird. Schlussendlich möchten Unternehmen ihre Anrufer weiterhin als zahlungskräftige Kunden in ihrer Kartei behalten und potenzielle Neukunden nicht verschrecken.
Was können Sie also tun, um Ihre Kunde mit ihrer Telefonansage zufrieden zu stellen?
Sie sollten immer darauf achten, dass Sie Ihre Telefonansage so sympathisch wie möglich gestalten. Eine freundliche Stimme erhellt in vielen Fällen schon die Gemüter. Beginnen Sie kurz und bündig mit der Vorstellung Ihres Unternehmens. Hier reicht ein herzliches: „Willkommen bei der Firma XY!“ Ihr Kunde weiß in der Regel, wo er anruft. Sparen Sie sich ein großatmiges Vorstellen Ihrer Firma. Das könnte schon in der Begrüßung zu einem verstärkten Nervenaufreiben führen. Teilen Sie Ihrem Anrufer kurz und bündig mit, warum er sich z.B. in der Warteschleife befindet. Wenn Sie die Möglichkeit haben, eine Auswahl für Verbindungsmöglichkeiten zu bieten, ist das immer von Vorteil. Aber auch hier müssen Sie aufpassen – mehr als 3–4 freiwählbare Optionen beherbergen auch mögliche Fehlerquellen. Die Zeit nach Auswahl des Anrufers können Sie dafür nutzen, um auf andere Informationen über Ihr Unternehmen hinzuweisen. Hier bieten sich Verweise auf die Homepage, soziale Medien oder anderweitige Kontaktarten an.
Gewusst wie!
Eine Bandansage zu erstellen ist nicht mal eben gemacht. Natürlich können Sie die Ansage über Ihr Handy aufnehmen – diese ist dann aber nicht unbedingt gut. Wenn Sie eine professionelle Ansage für Ihr Unternehmen wünschen, sollten Sie sich vorab die Mühe machen, und sich entweder eine dafür geeignete Ausrüstung anschaffen oder direkt mit Audiospezialisten zusammentun. Auch sollten Sie die Buchung eines/er professionellen Sprechers/in in Betracht ziehen. Der Unterschied ist am Ende gewaltig.
Wenn Sie sich selber versuchen wollen, empfiehlt es sich, einen ruhigen und hallarmen Raum für die Ansage auszusuchen. Es sollten keine Nebengeräusche zu hören sein. Üben Sie Ihren Text vorab. Sie müssen laut und deutlich zu hören sein – allerdings auch nicht zu laut. Sie wollen Ihrem Anrufer keinen Schreck einjagen. Eine deutliche Aussprache und natürliche Sprechweise sind essenziell. Lächeln Sie während der gesamten Aufnahmezeit. Ein Lächeln gibt der Stimme einen freundlichen und positiven Klang.
Den richtigen Ton treffen
Für die Auswahl Ihrer Musik gilt: Die Qualität Ihrer Tonauswahl ist entscheidend. Es darf weder ein Rauschen noch ein Kratzen zu hören sein. Bei der Auswahl des Musikstückes sollten Sie sich nach der Zielgruppe Ihres Unternehmens richten. Für ein Sanitätshaus eignet sich der letzte große Hit von ACDC wahrscheinlich weniger. Besitzen Sie ein Tattoostudio, werden Sie höchstwahrscheinlich kein klassisches Klavierkonzert abspielen. Aber für was Sie sich auch entscheiden – überlegen Sie immer vorher, was Sie selber für eine Musik hören wollen würden.
Was genau will ich dem Kunden vermitteln?
Nicht jede Bandansage ist eine Warteschleife. Zu einem großen Teil werden Telefonansagen verfasst, um auf Öffnungszeiten hinzuweisen oder Urlaube anzukündigen. Hier sollten Sie direkt auf das Wesentliche verweisen. Wenn Sie für einen gewissen Zeitraum nicht zu erreichen sind, sollten Sie die Daten in Ihrer Ansage klar formulieren und Ihren Anrufer nicht länger als nötig in der Schleife hängen lassen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Anrufbeantworter einzubinden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie damit auch die Verpflichtung eingehen, einen Rückruf zu tätigen. Auch die Öffnungszeiten sollten voll und ganz aufgeführt werden. Ein einfacher Hinweis auf Ihre Abwesenheit erläutert dem Anrufer nicht, ab wann Sie wieder erreichbar sind.
Wir erstellen Ihnen gerne Ihre persönliche Telefonansage, kümmern uns um die passende Musikauswahl und binden die Ansage in Ihre Telefonanlage ein. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, um sich beraten zu lassen.