Kern der VoIP-Technik ist die Sprachkommunikation über internetbasierte Netzwerke und bedeutet Voice over Internet Protocol. Anfänglich war dieses Protokoll lediglich für die Übertragung von Datenpaketen ausgelegt. Da es sich schnell durchsetzte, wurde es um die Funktion der Sprachübertragung erweitert und löste klassische Telefonnetze wie ISDN ab.
Vorteile von VoIP
Einer der größten Vorteile ist wohl mit Abstand das leicht skalierbare System. Über einen Breitbandanschluss können mehrere Gespräche gleichzeitig übertragen werden und das mit dem Endgerät Ihrer Wahl: ob Handy, Computer, Tablet oder das klassische Tischtelefon. Was Sie genau benutzen, liegt in Ihrer Hand.
Gerade in der heutigen Zeit wird hiermit die Möglichkeit geschaffen, über das hauseigene Tablet bequem von der Couch aus Videokonferenzen, Instant-Messaging und Website-Live-Chats abzuhalten. Das funktioniert ganz einfach über die von der VoIP-Technologie unterstützten Unified Communications.
Leistungsmerkmale wie Rufweiterleitungen, Anrufer-ID oder automatische Wahlwiederholung sind mit der VoIP-Technologie einfacher nutzbar.
Interne Gespräche sind über VoIP-Telefonanlagen kostenfrei. Ganz egal, ob der Mitarbeiter im Außeneinsatz, in den eigenen vier Wänden oder im Firmensitz ist – SIP-Forking ermöglicht die Erreichbarkeit einer Nebenstelle auf mehreren Endgeräten gleichzeitig – ohne Kostenaufwand.
Für Firmen mit einem größeren Standortradius gibt es noch einen enormen Vorteil: Telefonanlagen mehrerer Standorte können miteinander verknüpft und somit auch Ferngespräche über diesen Anschluss geroutet werden. Das erspart Ihnen die Kosten für internationale Gesprächseinheiten, da die Gespräche nur lokal abgerechnet werden. Diese Funktion ermöglicht ebenfalls die Übertragung der lokalen Rufnummernanzeige. Das fördert Vertrauen bei der Kundenkommunikation.
Besonders mitarbeiterfreundlich und kostenreduzierend ist die Hot Desking Funktion einiger Softwareanbieter. Hier wird das spontane Provisionieren von Nebenstellen erlaubt, d.h., das neutrale Endgeräte temporär einem Mitarbeiter im Telefonnetzwerk zugeordnet werden und dieser sein „Telefon“ mitführt. Die Verfügbarkeit einer Nebenstelle für mehrere Mitarbeiter wird somit gewährleistet. Das spart Stellplatz, reduziert die Kosten für Anschaffung und Instandhaltung und optimiert die Geräteauslastung.
Erwähnenswert sind ebenfalls die einfache Handhabung, Konfiguration und Verwaltung. Während ältere Telefonsysteme häufig nur die komplizierten von den Herstellern bedienbaren Interfaces besitzen, kann eine IP-Telefonanlage über eine individuell erstellte Benutzeroberfläche bedient werden.
Weiterhin ist der Aufwand der Verkabelung gleich null. Wenn Sie Ihren PC mit der dazugehörigen Software versehen und als Softphone nutzen, entfällt nicht nur jeglicher Umbau am System, sondern auch das Ärgernis der Wartung. Sie brauchen urplötzlich mehr Leitungen als erwartet? Auch in diesem Fall werden Sie ohne große Mühe eine Erweiterung des Systems vornehmen können. Es werden keine neuen Hardwareanschaffungen von Nöten sein. Gegebenenfalls entstehen Kosten für Leitungen bzw. Lizenzen.
Funktionsweise von VoIP
Das VoIP-Funktionsprinzip ist grundsätzlich immer gleich. Mittels eines Analog-Digital-Wandlers wird Sprache in digitale Signale umgewandelt und schlussendlich in einzelnen Datenpaketen über das Netzwerk versendet.
Was Sie benötigen:
- einen VoIP-Server, wie z.B. eine 3CX-Anlage
- einen Internetzugang (Hier gilt: ca. 100 kbit pro Richtung pro Gespräch)
- VoIP-Anbieter oder VoIP-Gateway (falls ein analoger/ISDN-Telefonanschluss und analoge/ISDN Telefone genutzt werden)
- VoIP-Endgeräte (z.B. IP-Telefone oder Softphones)
IP-Telefone sind Telefone, die die entsprechende Technik über Voice over IP zu telefonieren, direkt implementiert haben. Allgemein gesagt, benötigen diese Telefone eine Netzwerkschnittstelle (Ethernet oder WLAN), über die IP-Pakte versendet oder empfangen werden können.
Softphones nennen sich die Endgeräte, die mithilfe der Software zu einem Telekommunikationsmittel werden. Kurzum: Die installierte Software lässt Sie über Ihren PC oder Ihr Smartphone telefonieren. Als Hilfestellung für den Sprachgebrauch werden meist Lautsprecher, Kopfhörer, Mikrofone, USB-Phones oder Headsets verwendet. Ihr Endgerät ist mit dem Netzwerk verbunden und ersetzt das übliche Telefon.
Nachteile der IP-Telefonie
Natürlich gibt es – wie bei jedem System dieser Welt – auch hier und da Kleinigkeiten, die sich negativ auf Ihre Nutzung auswirken können. Fällt Ihr Internet aus, fällt auch Ihre Telefonanlage aus. Das A und O ist eine zuverlässige Internetverbindung. Um die Sprachqualität hoch zu halten, sollten Sie für eine schnelle Verbindung sorgen. Die Auslastung Ihres Anschlusses ist ebenfalls wichtig. Ist Ihre Verbindung durch anderweitige Datentransfers stark ausgelastet, kann sich das negativ auf die Sprachqualität auswirken.
Sicherheit bei VoIP-Telefonie
Komplett geschützt sind die Telefonanalagen natürlich nie. Größere Schäden lassen sich aber meist durch grundlegende Einstellungen verhindern. Deshalb haben wir folgende Tipps für Sie:
- Ändern Sie schon vor Inbetriebnahme der Telefonanlage alle Standard-PINs und Passwörter. Achten Sie auf möglichst schwer zu knackende Kombinationen aus zufällig generierten Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen – niemals Worte aus dem Duden verwenden.
- Versenden Sie Benutzernamen und Passwörter nie über unverschlüsselte Kanäle wie Skype oder per Mail
- Wirksame Firewall-Einstellungen
- Führen Sie Updates der Telefonanlage, aber auch der Endgeräte, regelmässig durch
- Schalten Sie unbenutzte Nebenstellen ab, um Angreifern eine geringere Angriffsfläche zu bieten
- Weisen Sie firmeninterne Benutzerrechte zu, um unerwünschten Zugriff durch Mitarbeiter zu vermeiden
Als offizieller Partner von 3CX können wir Ihnen eine optimal zugeschnittene Telefonanlage einrichten. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.